Política de Privacidad y Tratamiento de Datos Personales

La presente Política de Privacidad y Tratamiento de Datos Personales establece las condiciones bajo las cuales SOFIAN recolecta, almacena, utiliza, consulta, actualiza, transmite, transfiere, conserva y suprime información personal.

Su finalidad es informar de manera clara y transparente a los titulares sobre el tratamiento de sus datos y garantizar el ejercicio de sus derechos.

La política se aplica a las actividades de tratamiento efectuadas mediante SOFIAN en relación con la plataforma y sus servicios.

SOFIAN desarrollará sus actividades de tratamiento de datos personales conforme a las normas colombianas aplicables, especialmente:

• Artículo 15 de la Constitución Política de Colombia.
• Ley 1581 de 2012.
• Decreto 1074 de 2015 y sus disposiciones reglamentarias aplicables.
• Ley 1266 de 2008, cuando resulte aplicable.
• Ley 1273 de 2009, en materia de protección de información y datos.
• Las instrucciones vigentes de la Superintendencia de Industria y Comercio.
• Las demás disposiciones que modifiquen, complementen o sustituyan las anteriores.

Esta política se aplica al tratamiento de datos personales de visitantes del sitio web, clientes registrados, personas que solicitan consultas jurídicas, abogados registrados o postulantes, personas que presentan solicitudes de soporte, usuarios que envían comunicaciones a SOFIAN y terceros cuyos datos sean legítimamente incorporados a la plataforma.

También se aplicará a funcionalidades futuras cuando sus operaciones de tratamiento se encuentren comprendidas en las finalidades aquí informadas.

Las nuevas finalidades incompatibles con las autorizadas requerirán el cumplimiento de las obligaciones de información y autorización que correspondan.

Dato personal: información vinculada o que pueda asociarse a una persona natural determinada o determinable.

Titular: persona natural a quien corresponden los datos personales.

Responsable del tratamiento: persona natural o jurídica que decide sobre la base de datos o el tratamiento.

Encargado del tratamiento: persona natural o jurídica que realiza el tratamiento por cuenta del responsable.

Tratamiento: cualquier operación sobre datos personales, como recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del titular, cuando sea requerido legalmente.

Dato sensible: información que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación.

Transferencia: envío de datos a otro responsable del tratamiento, en Colombia o en el exterior.

Transmisión: comunicación de datos a un encargado para que realice su tratamiento por cuenta del responsable.

Supresión: eliminación de datos personales cuando resulte procedente conforme a la ley.

SOFIAN aplicará los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad.

En consecuencia, los datos serán tratados para finalidades determinadas y legítimas; se solicitarán únicamente los datos adecuados y necesarios; se informará al titular sobre los usos de su información; se adoptarán medidas razonables de protección; se restringirá el acceso a las personas autorizadas; se procurará mantener los datos exactos y actualizados; y se respetarán los derechos de los titulares.

Según la funcionalidad utilizada, SOFIAN podrá tratar las siguientes categorías de datos.

6.1. Datos de identificación y contacto

• Nombres y apellidos.
• Correo electrónico.
• Número de teléfono, cuando se solicite.
• Ciudad o ubicación general.
• Identificadores internos de usuario.
• Otros datos proporcionados voluntariamente para el uso de los servicios.

6.2. Datos de autenticación y seguridad

• Correo utilizado para iniciar sesión.
• Registros relacionados con la verificación de acceso.
• Identificadores de sesión.
• Direcciones IP y datos técnicos, cuando sean tratados por los sistemas utilizados.
• Registros de actividad y eventos de seguridad.
• Información necesaria para detectar accesos no autorizados.

Los códigos de verificación son mecanismos temporales de autenticación y no deben utilizarse para fines ajenos a la seguridad y al acceso a la cuenta.

6.3. Datos relacionados con consultas

• Abogado seleccionado.
• Servicio solicitado.
• Modalidad de atención.
• Fecha y horario.
• Estado de la solicitud.
• Información de contacto necesaria para coordinar la atención.
• Historial de consultas.
• Comunicaciones relacionadas con el servicio.
• Información que el usuario proporcione voluntariamente sobre su necesidad jurídica.

6.4. Datos profesionales de abogados

• Nombre profesional.
• Información de contacto.
• Especialidades.
• Experiencia y trayectoria.
• Información sobre servicios y tarifas.
• Disponibilidad.
• Fotografías profesionales.
• Número de tarjeta profesional y soportes de verificación, cuando corresponda.
• Estado de las solicitudes de verificación.
• Información necesaria para evaluar la habilitación del perfil profesional.

La documentación de verificación que no deba ser pública tendrá acceso restringido.

6.5. Datos relacionados con pagos

En el modelo operativo inicial, los pagos de las consultas se realizan directamente entre el cliente y el abogado.

SOFIAN podrá tratar información relacionada con las condiciones de pago del servicio, el estado declarado o verificado del pago, comprobantes aportados por el usuario, referencias de transacciones contenidas en los comprobantes e información necesaria para gestionar una solicitud o reclamación.

SOFIAN no deberá solicitar información bancaria adicional que no sea necesaria para estas finalidades.

La plataforma no debe considerarse receptora o custodio de los fondos pagados directamente al abogado.

6.6. Datos de navegación y uso

Cuando las tecnologías utilizadas lo permitan, SOFIAN podrá tratar información sobre dispositivo y navegador, páginas consultadas, preferencias de interfaz, registros técnicos, errores, rendimiento y eventos de seguridad.

La utilización de herramientas de analítica, publicidad o seguimiento estará sujeta a las condiciones de información y consentimiento que correspondan.

6.7. Datos derivados de soporte y reclamaciones

• Datos de contacto.
• Descripción de la solicitud.
• Historial de comunicaciones.
• Evidencias aportadas.
• Respuestas y actuaciones realizadas.

7.1. Gestión de cuentas

Crear y administrar perfiles; verificar el correo electrónico; permitir el inicio de sesión; mantener la seguridad de las cuentas; recuperar o restablecer el acceso mediante los mecanismos habilitados.

7.2. Prestación del servicio

Permitir la búsqueda y consulta de perfiles de abogados; facilitar solicitudes de consultas jurídicas; gestionar disponibilidad, modalidades y estados de solicitudes; comunicar información necesaria entre clientes y abogados; facilitar la coordinación de consultas; y registrar información operativa relacionada con los servicios solicitados.

7.3. Gestión de abogados

Crear y administrar perfiles profesionales; revisar documentación de habilitación profesional; gestionar procesos de verificación; publicar información profesional autorizada; gestionar disponibilidad y servicios; y prevenir perfiles fraudulentos o información engañosa.

7.4. Seguridad y prevención de fraude

Detectar accesos sospechosos; prevenir suplantaciones; investigar incidentes de seguridad; proteger la integridad de la plataforma; y atender requerimientos legítimos de autoridades competentes.

7.5. Atención al usuario

Responder consultas; tramitar solicitudes y reclamaciones; gestionar reportes de errores; comunicar cambios relevantes en las solicitudes; y proporcionar asistencia relacionada con el funcionamiento de SOFIAN.

7.6. Cumplimiento legal

Cumplir obligaciones legales; atender requerimientos de autoridades competentes; conservar registros cuando exista una obligación legal; gestionar reclamaciones o controversias; y acreditar el cumplimiento de obligaciones contractuales o legales.

7.7. Comunicaciones operativas

SOFIAN podrá enviar códigos de verificación, avisos sobre solicitudes, cambios de estado de consultas, alertas de seguridad, comunicaciones de soporte y avisos sobre cambios relevantes en condiciones del servicio.

Estas comunicaciones deberán distinguirse de la publicidad comercial.

7.8. Comunicaciones comerciales

SOFIAN podrá enviar promociones, novedades y comunicaciones comerciales únicamente cuando cuente con la autorización o fundamento jurídico exigido por la normativa aplicable.

El usuario podrá solicitar que cesen las comunicaciones comerciales por los canales habilitados.

La aceptación de publicidad no será una condición necesaria para utilizar funcionalidades que no dependan de ella.

SOFIAN solicitará la autorización previa, expresa e informada para el tratamiento de datos personales cuando resulte legalmente exigible.

La autorización podrá obtenerse mediante mecanismos electrónicos que permitan acreditar la decisión del titular.

SOFIAN deberá conservar evidencia de las autorizaciones cuando corresponda, incluyendo la versión del texto aceptado y la información necesaria para acreditar su otorgamiento.

La aceptación de los Términos de Uso no sustituye automáticamente las autorizaciones específicas que deban obtenerse para el tratamiento de datos personales.

En los casos exceptuados legalmente de autorización, SOFIAN continuará observando los principios y obligaciones aplicables.

Debido a la naturaleza de los servicios jurídicos, algunos usuarios podrían proporcionar información relacionada con salud, vida sexual, convicciones religiosas, origen racial o étnico, opiniones políticas, información biométrica u otras circunstancias íntimas o especialmente protegidas.

SOFIAN reconoce que estos datos requieren medidas especiales de protección.

El suministro de datos sensibles será facultativo, salvo las excepciones legales aplicables.

Cuando su tratamiento requiera autorización, se solicitará una autorización explícita y diferenciada, informando claramente las finalidades y el carácter facultativo de la respuesta.

SOFIAN procurará limitar la recolección de datos sensibles a aquellos estrictamente necesarios para las funcionalidades legítimamente habilitadas.

Los usuarios deberán evitar incorporar información sensible innecesaria en campos generales, reseñas o espacios públicos.

La existencia de una necesidad jurídica no implica autorización ilimitada para recopilar o divulgar información sensible.

SOFIAN está orientada al uso por personas con capacidad legal para contratar los servicios correspondientes.

Los menores de edad no deberán crear cuentas de contratación sin los mecanismos de representación legal que resulten aplicables.

Cuando un usuario deba proporcionar información relativa a un niño, niña o adolescente para una consulta jurídica, SOFIAN exigirá que exista una finalidad legítima y que el tratamiento respete el interés superior y los derechos prevalentes del menor.

Se evitará solicitar o divulgar información innecesaria sobre menores de edad.

El tratamiento se realizará de acuerdo con las restricciones y excepciones previstas en la legislación colombiana.

SOFIAN distinguirá entre información pública e información de acceso restringido.

Podrán publicarse, según la funcionalidad y autorización aplicable, determinados datos profesionales de abogados, como nombre, especialidad, fotografía, descripción de servicios y tarifas.

No deberán hacerse públicos, por el solo registro en la plataforma:

• Documentos privados de clientes.
• Información sensible de consultas.
• Comprobantes de pago.
• Datos internos de autenticación.
• Soportes privados de verificación profesional.
• Comunicaciones privadas.
• Datos personales de terceros sin fundamento jurídico suficiente.

La información de clientes solo será comunicada a los profesionales y terceros autorizados cuando sea necesaria para una finalidad legítima.

Cuando un cliente solicite una consulta, SOFIAN podrá comunicar al abogado seleccionado los datos necesarios para gestionar la solicitud.

Estos datos podrán incluir nombre, información de contacto, servicio solicitado, modalidad, horario y otros elementos estrictamente necesarios.

Los abogados deberán tratar la información recibida conforme a la legislación de protección de datos, las obligaciones profesionales y las finalidades legítimas correspondientes.

Cuando el abogado determine de forma independiente las finalidades y medios de tratamiento de la información recibida en su relación profesional con el cliente, podrá actuar como responsable independiente de ese tratamiento.

SOFIAN no autoriza a los abogados a utilizar los datos recibidos para publicidad no consentida, comercialización de bases de datos o finalidades incompatibles con la atención solicitada.

Para operar sus servicios, SOFIAN podrá utilizar proveedores de infraestructura, autenticación, bases de datos, almacenamiento, correo electrónico y servicios tecnológicos complementarios.

Entre las tecnologías utilizadas en la arquitectura actual se encuentran Supabase para determinados servicios de backend y autenticación, y Resend para determinadas comunicaciones por correo electrónico.

La intervención de estos proveedores estará sujeta a los acuerdos, medidas de seguridad y obligaciones de protección de datos que correspondan.

La identificación completa de proveedores, ubicaciones de tratamiento y condiciones de transmisión o transferencia deberá mantenerse documentada internamente y actualizarse cuando cambie la arquitectura.

No se presume que todos los proveedores sean responsables independientes ni que todos actúen necesariamente como encargados; la clasificación dependerá de las operaciones concretas.

La utilización de infraestructura tecnológica puede implicar tratamiento o acceso a datos desde otros países.

SOFIAN evaluará las transmisiones y transferencias internacionales de datos y cumplirá los requisitos previstos en la legislación colombiana.

Cuando corresponda, se adoptarán contratos, medidas de protección, autorizaciones u otros mecanismos legalmente exigidos.

La presente política no constituye una autorización indiscriminada para transferir información a cualquier tercero o jurisdicción.

SOFIAN podrá utilizar cookies y tecnologías equivalentes necesarias para autenticación, seguridad, mantenimiento de sesiones y funcionamiento del sitio.

También podrá incorporar, previa evaluación, herramientas de analítica o medición.

Cuando se implementen cookies o tecnologías no esenciales que requieran consentimiento, SOFIAN proporcionará información adecuada y los controles correspondientes.

El usuario podrá gestionar determinadas cookies mediante las opciones de su navegador, teniendo en cuenta que la desactivación de tecnologías esenciales podría afectar el funcionamiento de algunos servicios.

SOFIAN adoptará medidas técnicas, administrativas y organizativas razonables para proteger los datos personales contra pérdida, acceso no autorizado, alteración, divulgación o tratamiento indebido.

Estas medidas deberán contemplar, según corresponda, controles de autenticación, restricciones de acceso, separación entre información pública y privada, protección de credenciales, gestión de permisos, controles sobre almacenamiento, registros de seguridad, procedimientos de respuesta a incidentes y revisión de accesos de proveedores y personal autorizado.

Ningún sistema conectado a Internet puede garantizar seguridad absoluta.

En caso de incidentes que comprometan datos personales, SOFIAN evaluará sus obligaciones de gestión, comunicación y reporte conforme a la normativa aplicable.

SOFIAN conservará los datos personales durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades legítimas del tratamiento, las obligaciones legales y contractuales, y la atención de reclamaciones o controversias.

Los períodos de conservación deberán determinarse según la categoría de información y su finalidad.

Como regla general:

1. Los datos de cuentas activas se conservarán mientras sean necesarios para su funcionamiento.
2. Los registros de consultas podrán conservarse durante el período necesario para cumplir obligaciones legales, contractuales y probatorias.
3. Los comprobantes de pago se conservarán únicamente durante el período justificado por su finalidad y las obligaciones aplicables.
4. Los registros de seguridad tendrán períodos de conservación proporcionados a su utilidad.
5. Los datos utilizados exclusivamente para publicidad deberán dejar de utilizarse cuando se retire válidamente la autorización correspondiente.
6. La documentación de verificación profesional se conservará conforme a su finalidad y a las obligaciones legales aplicables.

Una vez agotada la finalidad y los períodos de conservación pertinentes, los datos serán eliminados, anonimizados o sometidos a otra medida legalmente adecuada.

Los titulares de datos personales podrán ejercer los derechos reconocidos por la legislación colombiana, entre ellos:

1. Conocer sus datos personales objeto de tratamiento.
2. Solicitar su actualización.
3. Solicitar su rectificación cuando sean inexactos, incompletos o incorrectos.
4. Solicitar prueba de la autorización otorgada, cuando corresponda.
5. Ser informados sobre el uso dado a sus datos.
6. Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio, previo cumplimiento de los requisitos legales aplicables.
7. Revocar la autorización cuando resulte procedente.
8. Solicitar la supresión de datos cuando corresponda legalmente.
9. Acceder gratuitamente a sus datos personales en los términos de la ley.

El ejercicio de estos derechos no estará sujeto a cobros no autorizados legalmente.

Podrán presentar consultas o reclamaciones:

• El titular, acreditando su identidad.
• Sus causahabientes, cuando acrediten tal condición.
• Sus representantes o apoderados debidamente acreditados.
• Las demás personas legalmente facultadas.

SOFIAN podrá solicitar información razonable para verificar la identidad y legitimación del solicitante, evitando exigir documentos innecesarios.

Los titulares podrán presentar solicitudes relacionadas con sus datos personales mediante:

Correo electrónico: soporte@sofian.app

Las solicitudes deberán describir el derecho que se desea ejercer e incluir la información necesaria para identificar al titular y los datos relacionados.

SOFIAN deberá disponer de un procedimiento interno para recibir, tramitar, documentar y responder estas solicitudes.

Las consultas relacionadas con datos personales serán atendidas dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a su recepción.

Cuando no sea posible responder dentro de dicho plazo, se informará al interesado antes de su vencimiento, indicando los motivos y la nueva fecha de respuesta.

La prórroga no podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del término inicial.

Las reclamaciones sobre corrección, actualización, supresión, revocatoria o presunto incumplimiento de deberes de protección de datos serán atendidas conforme al procedimiento legal.

Cuando la reclamación esté incompleta, se requerirá al interesado para subsanar las deficiencias dentro de los cinco (5) días siguientes a su recepción.

Si transcurren dos (2) meses desde el requerimiento sin que se presente la información solicitada, podrá entenderse desistida la reclamación conforme a la ley.

Una vez recibida una reclamación completa, SOFIAN dará el trámite correspondiente y adoptará las medidas de registro que legalmente procedan.

El plazo máximo de respuesta será de quince (15) días hábiles contados desde el día siguiente a la recepción de la reclamación completa.

Cuando no sea posible atenderla dentro de ese término, se informarán los motivos de la demora y la nueva fecha, que no podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del plazo inicial.

El titular podrá solicitar la supresión de sus datos personales o revocar la autorización otorgada, cuando proceda conforme a la ley.

La solicitud no necesariamente dará lugar a la eliminación inmediata de toda la información cuando exista una obligación legal o contractual de conservación, una controversia pendiente u otra circunstancia legalmente admisible.

Cuando corresponda, SOFIAN cesará el tratamiento no autorizado o eliminará la información dentro de los términos aplicables.

La eliminación de una cuenta no implicará necesariamente la supresión de todos los registros históricos asociados a operaciones que deban conservarse legalmente.

SOFIAN procurará mantener mecanismos para actualizar y rectificar información inexacta.

Cuando exista una reclamación sobre la calidad de los datos, se aplicarán las anotaciones y restricciones que exija la legislación.

No se divulgará información cuya circulación haya sido restringida mediante una orden legalmente vinculante.

Los usuarios son responsables de evaluar la pertinencia de los datos personales que incorporan voluntariamente en campos de texto, documentos, mensajes o reseñas.

SOFIAN podrá establecer límites, controles o mecanismos de moderación para prevenir la divulgación indebida de datos personales.

La publicación voluntaria de información no significa que SOFIAN pueda utilizarla para cualquier finalidad.

El tratamiento seguirá limitado por la autorización, la ley y las finalidades informadas.

SOFIAN reconoce que las solicitudes de consultas jurídicas pueden involucrar hechos privados, controversias familiares, información patrimonial, asuntos laborales, circunstancias de salud u otros elementos especialmente delicados.

Por esta razón, la plataforma deberá aplicar criterios de minimización, acceso restringido y necesidad en el tratamiento de dicha información.

La información de una consulta no se publicará en los perfiles de abogados ni en áreas públicas por el solo hecho de haber sido proporcionada durante una solicitud.

Los abogados que reciban información para prestar sus servicios deberán cumplir las obligaciones legales y profesionales de confidencialidad.

En caso de que SOFIAN habilite funcionalidades basadas en inteligencia artificial que impliquen tratamiento de datos personales, deberá informar previamente sus finalidades, alcance, limitaciones y condiciones de uso.

No se presume que la información de consultas jurídicas pueda utilizarse libremente para entrenar modelos de inteligencia artificial.

Cualquier utilización de datos personales para finalidades distintas de las inicialmente informadas deberá contar con el fundamento jurídico y las autorizaciones correspondientes.

Cuando existan riesgos especiales para los titulares, se evaluarán medidas adicionales de seguridad, minimización y supervisión.

Esta cláusula no implica que todas las funcionalidades de inteligencia artificial descritas estén actualmente disponibles.

SOFIAN podrá actualizar esta política para reflejar modificaciones legales, tecnológicas u operativas.

Las modificaciones sustanciales serán informadas a los titulares mediante mecanismos apropiados.

Cuando se incorporen nuevas finalidades que requieran autorización, esta se solicitará antes de efectuar el tratamiento correspondiente.

Las versiones de la política deberán conservar su fecha de entrada en vigor.

La Superintendencia de Industria y Comercio es la autoridad nacional competente en materia de protección de datos personales, dentro del ámbito previsto por la legislación colombiana.

Los titulares podrán acudir a dicha autoridad conforme a los procedimientos y requisitos legales aplicables.

Sitio web institucional: https://www.sic.gov.co

La presente política corresponde a la Versión 1.0 de la Política de Privacidad y Tratamiento de Datos Personales de SOFIAN.

Permanecerá disponible para consulta pública mientras resulte aplicable a las actividades de tratamiento realizadas mediante la plataforma.

Los períodos de conservación de datos se regirán por las finalidades, obligaciones legales y criterios establecidos en esta política y en los procedimientos internos correspondientes.

SOFIAN

Para ejercer derechos relacionados con datos personales, presentar peticiones, quejas, reclamos o solicitar información sobre esta política:

Correo electrónico: soporte@sofian.app

Ubicación: Barranquilla, Atlántico, Colombia

Sitio web: https://sofian.app